NF-TRANSFER

Transporte de imágenes y datos controlado

Uno de los problemas más habituales en las compañías que cuentan con múltiples centros de trabajo geográficamente dispersos, es sin duda el acceso, de forma unificada y rápida, a los documentos correspondientes a todos ellos.

La mayor parte de las veces dicho acceso se realiza mediante una petición telefónica a la oficina donde se encuentra el original, con su posterior envío por fax, correo o valija. Este modo de operación requiere un tiempo para la localización del documento, un coste para su fotocopiado o envío y en muchos casos supone un importante retraso en el tiempo de atención al cliente.

En ocasiones, las menos, las oficinas han incorporado entre sus herramientas sistemas de Gestión Electrónica Documental como puede ser NEWFILE, que les permiten gestionar, archivar y consultar sus propios documentos de un modo eficaz. Este es sólo el primer paso. Sigue siendo necesario que dicha documentación sea accesible al resto de oficinas de la red.

Llegados a este punto se plantean diversos enfoques en virtud de una serie de parámetros a tener en cuenta como son, el volumen de documentos existente en las delegaciones, la posibilidad de disponer de líneas de comunicación abiertas de modo permanente, el número de consultas cruzadas entre diferentes oficinas, el tiempo máximo de demora desde que un documento es escaneado hasta su acceso para consulta, etc....

De todos estos parámetros son las líneas de comunicación las que mayoritariamente van a orientar el diseño de nuestro sistema.

A diferencia de las aplicaciones de gestión como pueden ser las de control de stocks, contables, gestión comercial o financieras, que sólo mueven cadenas de datos de un punto a otro, las aplicaciones documentales han de mover imágenes.

Para hacernos una idea de la diferencia, una transacción típica en una aplicación de gestión no supera nunca 1 Kb de datos, mientras que una imagen blanco y negro almacenada en una aplicación de Gestión Electrónica Documental (GED) oscila entre 25 Kb y 80 Kb . Como habitualmente los documentos no tienen una sola página, podemos inferir que una transacción típica de consulta de un documento supone mover 180 Kb a través de la línea.

En base a estos parámetros se plantean tres enfoques básicos para un sistema corporativo de gestión de documentos.

 

Sistema Centralizado:

Este enfoque es el más sencillo y económico en lo referente a infraestructura informática.

En él, todas las operaciones de captura, indexación, almacenamiento, seguridad, etc se realizan contra un servidor de base de datos e imágenes ubicado en la central informática de la compañía. Es allí donde un equipo de técnicos lleva a cabo las labores de mantenimiento y salvaguarda de la base de datos y la documentación escaneada, además del soporte técnico del hardware como servidores, PC’s, escaners, arrays, jukebox,...

De esta forma los usuarios trabajan del mismo modo que lo harían en una red de área local, con la única salvedad de que se encuentran conectados a la central mediante una línea de comunicación.

Las ventajas de esta configuración son entre otras:

  • Mayor control sobre la información y el acceso a la misma.
  • Menor inversión en HW dado que este se encuentra centralizado y la relación Coste / Prestaciones se optimiza.(Servidor, arrays, ...).
  • Reducción del gasto en licencias de software (Un sólo sistema GED, Un sólo motor de BD, ...).
  • Mayor facilidad de mantenimiento y actualización del sistema.

Entre las desventajas se incluyen:

  • Mayor necesidad de líneas de comunicación con un amplio ancho de banda útil, y por consiguiente mayor gasto de la empresa en telecomunicaciones.
  • La documentación por lo general se escaneará y procesará en la central, debiendo ser trasladada hasta allí, con el consiguiente retraso y riesgo de pérdida o deterioro.
  • Mayor sensibilidad ante problemas y caidas de la central. Dependencia.
  • Mayores tiempos de acceso a documentación local de las oficinas puesto que esta ha de ser descargada desde la central.

Sistema Distribuido:

En el diseño distribuido cada centro de trabajo es independiente a efectos de documentación y archivo.

En este caso todas las oficinas disponen de sus propios sistemas informáticos locales como servidores, arrays y red local, además de los oportunos motores de base de datos y software de gestión documental. Como la captura e indexación de las imágenes se realiza en el propio centro, todas las oficinas deberán contar con escaners, adecuadamente dimensionados para su volumen de documentación.

Mediante una red de comunicaciones, las diferentes oficinas se conectan entre si o con la central de la compañía, para compartir dicha documentación. En este caso existe un sistema intermedio que permite enrutar las peticiones de un documento a su delegación correspondiente, donde un homólogo gestiona la petición y devuelve la documentación solicitada. Todo el sistema es controlado y gestionado desde la central, pero sin dependencia de la misma, es decir, si la central cae, todo el sistema sigue funcionando aunque sin la monitorización del mismo.

Este diseño tiene entre otras ventajas:

  • Permite distribuir el trabajo entre las delegaciones, acelerando el proceso y reduciendo el tiempo de puesta a disposición de los usuarios.
  • Inmunidad ante caídas de la central.
  • Menores tiempos de acceso a la documentación local.
  • Disminución importante del gasto en telecomunicaciones dado que solo se abren las conexiones bajo demanda.
  • Evita los movimientos de la documentación desde las delegaciones a la central.

Por el contrario, las desventajas :

  • Complica las operaciones de copia de seguridad y mantenimiento de las bases de datos, recayendo en las delegaciones la responsabilidad de dichas tareas.
  • Mayor inversión en HW / SW en las delegaciones, dado que requiere la instalación de escaner y software cliente.
  • Es sensible a cuellos de botella, principalmente en las delegaciones que sufren un fuerte nivel de consulta.

Sistema Mixto:

Este enfoque busca un equilibrio entre el coste y las prestaciones de los dos sistemas anteriores.

El sistema mixto contempla la captura e indexación de la documentación en las oficinas remotas y su posterior envío de forma programada y controlada a la central. El envío se realiza a través de las líneas de comunicaciones existentes y durante periodos de baja actividad de las mismas. La consulta de la documentación se lleva a cabo vía navegador web (Intranet / internet)

En este caso todas las oficinas disponen también de sus propios sistemas informáticos locales aunque de mucha menos capacidad que los necesarios en un enfoque distribuido. Como la captura e indexación de las imágenes se realiza en el propio centro, todas las oficinas deberán contar con escaners, adecuadamente dimensionados para su volumen de documentación.

Así mismo requiere dimensionar adecuadamente las líneas de comunicaciones de entrada a la central para poder cubrir el flujo de información proveniente de las oficinas.

Este diseño tiene entre otras ventajas:

  • Permite distribuir el trabajo entre las delegaciones, acelerando el proceso y reduciendo el tiempo de puesta a disposición de los usuarios.
  • Disminución importante del gasto en telecomunicaciones dado que sólo se abren las conexiones bajo demanda.
  • Evita los movimientos de la documentación desde las delegaciones a la central.
  • Mayor control sobre la información y el acceso a la misma.
  • Menor inversión en HW dado que este ha de disponer de menores prestaciones.
  • Mayor facilidad de mantenimiento y actualización del sistema.

A su vez las desventajas son:

  • Mayor sensibilidad ante problemas y caídas de la central. Dependencia.
  • Mayores tiempos de acceso a documentación local de las oficinas puesto que esta ha de ser descargada desde la central.