Introducción

BIENVENIDO AL MUNDO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

El valor de la información. Todo el mundo conoce la dimensión que ha tomado el mercado de la información en nuestros días, tomemos como referencia esa conocida cita “La información es poder”, efectivamente esto es así en todos los ámbitos de nuestra vida, es el poder de mejorar y adaptar nuestra conducta, hábitos y procedimientos en cualquier proceso productivo en el que nos veamos implicado.

Pero los pilares de nuestra sociedad y de nuestra condición de humanos no se fundamenta únicamente en la información, el hombre no alcanzo el poder que le caracteriza por su gran capacidad de procesado y tratamiento de información, el gran hito en la humanidad fue la conservación de dicha información y su capacidad para transmitirla u ocultarla de sus enemigos cuando fuera necesario.

Los procesos de transmisión de información comenzaron de manera natural con el gestos y posteriormente con el lenguaje hablado, a medida que la cantidad de conocimientos de una comunidad fueron creciendo, el transporte de este conocimiento se fue perfeccionando, rompiendo las barreras de la memoria humana, y plasmando las ideas y los conceptos en pinturas y pequeñas esculturas, que fueron sirviendo como primeras herramientas para la conservación y el transporte del saber humano, fueron estos pues los primeros documentos de los que tenemos constancia, y consiguieron que a pesar de miles de años muchas de las ideas y procedimientos, de caza, por ejemplo, se conserven hasta nuestros días.

La forma de la información y su transmisión ha ido variando constantemente con el hombre, perfeccionándose y adaptándose a la creciente cantidad de datos y conceptos a transmitir. Se desarrollo la escritura y métodos capaces de conservarla largos años, se homogenizaron los principales alfabetos y métodos de conservación de nuestras sociedades, mucho más incluso que los propios idiomas.

Hoy en día conocemos la cúspide en la transmisión de información gracias a los sistemas electrónicos, en unas pocas décadas la capacidad de almacenar, transformar y transmitir información ha sido elevado en factores inimaginables hasta ahora, el aprovechar la oportunidad que brindan los nuevos sistemas de información nos aporta competitividad y poder frente a los procesos tradicionales.

A pesar de todo, esta reciente ebullición del conocimiento nos sumerge de lleno en un mar de incertidumbres y retos, es el correcto uso y aplicación de las nuevas herramientas de la información, la que crea verdaderas ventajas competitivas, ya que su acceso, es afortunadamente, accesible a la mayoría.

¿Qué es un archivo?. Denominamos archivo al conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas de cualquier época y en cualquier soporte, incluidos los informáticos.

La expresión archivo hace referencia a otros conceptos, así por archivo se entiende el espacio físico donde se conservan los documentos y la oficina en donde se organizan para ponerlos al alcance de los posibles consultores.

Recogiendo la definición arriba reseñada podemos destacar que los archivos están formados por documentos independientemente de que éstos hayan sido creados ayer o hace 100 años.

Los archivos están formados por documentos, pero ¿qué se entiende por documento?

Según la Ley del Patrimonio Histórico Español (artículo 49.1), se entiende por documento toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos.

Nos interesa pues conocer qué es un documento de archivo, y la definición que encontramos es la siguiente: un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas y jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material o formal.

Los documentos independientemente de las características tienen un valor que puede venir dado por su información o como sustentador de derechos y/o obligaciones, estos valores pueden ser:

    • Valor Administrativo.
    • Valor Legal o fiscal.
    • El valor histórico.

Los documentos, igual que las personas, tienen una especie de vida propia y pasan por diferentes edades. Así surge en la ciencia archivística la llamada Teoría de las tres edades.

Según esta teoría, los documentos pasan por tres etapas desde su creación:

    1. Primera edad: en la que los documentos circulan y se tramitan. Su uso es frecuente, y reunidos y organizados forman el archivo de oficina.
    2. Segunda Edad: Los documentos carecen de valor administrativo, pero su conservación es necesaria ya que tienen un valor legal y/o fiscal y son consultados con mucha frecuencia. Forman el Archivo Intermedio.
    3. Tercera Edad: Los documentos tienen un valor histórico y su consulta se lleva a cabo esporádicamente. Estos documentos forman el Archivo Histórico. Generalmente a cada una de estas edades se le asigna un número de años, así se dice que los documentos de primera edad tienen, por ejemplo, de 0 a 5 años, los de segunda edad de 5 a 30 años y los de tercera edad son aquellos que superan dicha fecha.

Para facilitar la conservación y garantizar la continuidad de la información, las Empresas u organismos públicos deben crear lo que denominamos un Sistema de Archivo. Este sistema de archivo que podemos definir como «el conjunto de órganos en donde se ubican los documentos en razón de su utilidad para la gestión administrativa, consulta histórica o investigación, y que están atendidos por personal preparado y responsable», constituye el cauce por el que discurre el flujo documental de una empresa. Este cauce debe estar debidamente canalizado y permitir la eliminación de los documentos que obstaculicen su marcha.

El documento en la empresa. El documento es la unidad fundamental de transmisión y conservación de la información en nuestros días. Sin darnos cuenta, a lo largo del día se generan cientos de documentos a nuestro alrededor. Píenselo un segundo e intente imaginar la cantidad ingente de información y documentos que se generan en el transcurso de un día de actividad normal de cualquier persona, desde recibos bancarios, tickets de comida, billetes, e-mails, correspondencia, una simple llamada de teléfono genera un apunte para ser facturado posteriormente, una compra con tarjeta de crédito genera multitud de transacciones electrónicas, el envió de un paquete implica la generación de documentos que evidencien su correcta recogida y entrega.

Los documentos se generan con múltiples propósitos y formatos, y los podríamos clasificar básicamente en tres grupos:

    1. Evidenciales, que dejan constancia de un suceso, como un albarán de entrega, una escritura de compra venta, una noticia de un diario, un libro de historia.
    2. De conocimiento, que plasman una idea o método para el futuro.
    3. De comunicación, que informan a nuestro interlocutor de algo en concreto, y generalmente a corto plazo, como un comunicado, un correo electrónico, un telegrama, incluso una llamada telefónica, etc.

APORTACIONES INFORMÁTICAS A LA PROBLEMÁTICA DEL ARCHIVO DE DOCUMENTOS.

Seguridad y perdurabilidad: Los archivos tradicionales están expuestos a múltiples factores físicos, tales como la humedad, la fricción, los cambios de temperatura, etc., así como a peligros naturales de múltiple índole, fuego, inundaciones, perdidas, etc., todo ello hace del papel un medio de almacenamiento de alto riesgo para nuestra información, a pesar de ello gracias a los sistemas informáticos se puede asegurar la perdurabilidad de la información residente en dicho papel, permitiendo la generación de copias de respaldo de una manera rápida y económica.

Facilidad de consulta: Gracias a los sistemas informáticos la información está ahora disponible de una manera mucho más eficaz que el archivo tradicional, las bases de datos nos permiten clasificar la información por múltiples criterios, facilitando el acceso y tratamiento a la misma sin tenerse que desplazar del puesto de trabajo, y desde cualquier parte del mundo. El archivo digital proporciona frente al archivo tradicional un acceso a la información más rápido y preciso.

Generalidades: su uso permite salvaguardar los documentos originales, acelerar la distribución, facilita su seguimiento a la vez que posibilita la realización de copias de respaldo, ahorra espacio físico, reduce los costes y agiliza la consulta, la gestión y la seguridad de los mismos.